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筹备是校庆成功与否的命门

2011-3-9 13:49:00中国校庆报

  (中国校庆报记者 王磊)一场浩大校庆活动的举办,非一日之功,集人力物力所能办到的。除了缜密的准备,独特的创意之外,还在于精心的筹备。校庆活动举办的成功与否,很大程度上与领导的重视程度和筹备情况息息相关。因此,校庆筹备是校庆活动成功举办的关键因素。在不影响正常教育教学秩序的情况,如何做好校庆筹备工作?笔者认为,应该要做好以下几点。

  完善校庆筹备机构  夯实责任到人

  领导机构是一个团队运作的枢纽和“大脑”,校庆筹备工作也是如此。首先要完备校庆筹备委员会的领导机构,确定合适领导人选,分工明确,职责分明。把校庆筹备委员会分为若干个小组,分别设立小组长,把职责范围划分清楚,避免“皮球乱踢”。一般情况下,以学校各个部门的部长牵头,归属校庆筹备委员会的组长之列,相应的各个部门老师,划归相应部门的领导;

  其次,抽派专门教师。校庆筹备需要各个部门共同协作完成,因此各个部门老师的参与,既保证了人力,也使分工更趋于细化,便于使疏漏减少到最小化。另外,有专门的老师负责,也保证了对校庆各个活动和校友反馈的汇总,便于领导随时作出校庆筹备中的调整;

  最后把分工责任落实到人,形成“谁的问题谁负责 谁的责任谁包揽”,严格分工,也保障了办事的效率,使“人尽其能”,每个人的能力都能发挥出来。

  校庆筹备方案——打开校庆活动的“钥匙”

  有了领导机构之后,就是需要把工作的职责落实到纸面上——校庆筹备方案。笔者发现,很多学校对校庆筹备方案完全不重视,只是含糊地分组分工,具体如何细化的操作并没有明确规定。许多老师由于是临时被“抓差”的,对校庆工作进程不了解,造成了校庆筹备工作中的混乱和脱节,甚至会出现不知所措的局面。因此,校庆筹备的方案应综合学校原有的老校长、老校友、教职工、上级领导的意见,召开多次讨论大会,制定校庆预算核对标准,把所有举办的活动罗列开来,选出合理的执行方案,最终汇成校庆筹备方案,并细分个人任务,这样才能集中人力,避免了秩序与职责的混乱。

  在校庆中举办的活动,无非分为三种。一种是针对社会,扩散学校的影响力,扩大学校的知名度,第二种是针对校友,起到召集作用,使校友积极地参与到母校的校庆活动中;第三种针对在校师生,营造喜庆祥和的校庆氛围。校庆筹备方案要根据学校的特色、校史及科研教学等方面的实际情况出发,酌情对校庆中的各个活动反复进行论证,对活动举办的影响力和知名度及有无必要性进行客观的评估。以发动更多的人参与校庆为目的,采取多种灵活的方式,使校庆活动新颖、活泼、有特色、令人难忘。相对来说,校庆筹备更像是一个大型的活动策划,如何富有创新,令人眼前一亮耳目一新,则显得尤为重要了。

  持续跟进   加强监管

  具体细分化的任务、分工已经完成,那么如何检查任务的进度与完成的质量呢?校庆筹备工作会议的召开则显得尤为重要。一方面校庆筹备工作会议是校庆工作进度的汇总,便于领导对校庆活动中出现的问题作出调整;另一方面校庆筹备工作会议也是对个人完成任务的监督,每个人完成的具体工作量一目了然,能激发人的创新能力和工作的积极性。一旦发现校庆筹备工作中,那个环节出现问题,还可以进行及时补救。校庆筹备工作会议对校庆工作起到很好的持续跟进作用,能够保证具体的每个筹备环节进入“良性的循环轨道”。

  在学校实际筹备校庆工作中,笔者发现很多准校庆学校召开校庆筹备工作会议过于频繁。当然,针对校庆的各个时期,召开校庆筹备会议的具体情况也不一样。一般来说,校庆筹备前期,由于属于校庆的预热期,校庆筹备工作会议可视校庆具体的进展召开,时间间隔为一个月或半个月;校庆筹备中期,可以适当加大召开校庆筹备会议的力度,为校庆活动造势。针对在实际活动遇到的问题,还可以展开讨论,寻找解决的手段和方法。在校庆临近时,由于筹备工作繁忙,不易频繁地召开校庆筹备工作会议,把更多的精力放在原有的筹备计划落实中。

  强化庆典的各个环节

  庆典作为校庆活动的重中之重,各个环节显得尤为重要。平时彩排练习,尤为重要。也应作为校庆筹备工作的重头,模拟出典礼中的各个环节,力争使典礼在自然、有条不紊中进行。还要假想出各个意外的情形,及如何应对突发事情的对策,这样才能做到心中有数。校庆典礼是校庆的高潮部分,也是检验各部门协调配合的程度,要做到事无巨细,防患未然。

  一场举世瞩目的盛典,成功的举办绝非偶然。它在背后,凝聚了多少幕后筹备人员的心血。而一次好的校庆活动,不仅仅是社会各界的关注,更需要提早规划,精细筹备,发挥出集体的凝聚力,使效率更优化。

编辑:xq001
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